Usando o Microsoft Excel para gerenciar listas de discussão

Você gerenciar ativamente cliente ou listas de discussão? Se assim for, a sua maior preocupação é manter os dados de endereço precisos. Endereços errados ou incompletos acabará por custar-lhe tempo e dinheiro. Para lidar com isso, você precisa de um software que pode rapidamente e facilmente importar dados de endereço pelo CEP e encontrar entradas inválidas. Deve proporcionar grafia correta de ambos cidade e estado, e preencha as entradas ausentes também. Se o software também tem a capacidade de analisar dados de endereço e identificar clientes prime, ele pode ser uma ferramenta fundamental no planejamento e execução de campanhas de marketing.

Muitos comerciantes manter as informações dos clientes em uma planilha, como o Microsoft Excel. Excel é um aplicativo excelente para listas de endereços de armazenamento, com características que permitem a importação e exportação de dados em quase todos os formatos imagináveis. O que está faltando é uma maneira fácil de bater em uma fonte de informações de endereço, juntamente com a capacidade de validar e analisar os dados.

Em primeiro lugar você precisa ter acesso a um banco de dados atual de códigos postais, ao longo da capacidade de atualizar facilmente. A maioria dos fornecedores de dados de código de correr apenas fornecer os dados básicos na forma de um banco de dados Microsoft Access, arquivo de texto ou planilha eletrônica Microsoft Excel. Você certamente pode importar esses dados para o Excel ou cortar e colá-lo em sua lista de endereços, o que pode ser um processo muito demorado.

Uma abordagem muito mais fácil é usar um Excel "add-in" que apoia "funções personalizadas" para ligar para o banco de dados de código postal. "Suplementos" executar como parte de Excel de modo não há nenhum software adicional para carregar. "Funções personalizadas", também conhecidos como funções definidas pelo usuário (UDF), realizar cálculos complicados ou tarefas (como dados de importação). Eles são usados ​​em fórmulas de célula como o padrão SUM funções do Excel, MÉDIA, PROC, etc

Por exemplo, as funções personalizadas podem ter uma longa lista de códigos postais em Excel e retornar automaticamente cidade, estado e outras informações demográficas a partir de um banco de dados. Esse recurso pode ser usado para rapidamente verificar a exatidão de endereços. Um erro comum nas listas de endereços ou mailing é uma cidade com erros ortográficos ou descasadas ou estado de um determinado código postal. Neste caso, você pode usar funções personalizadas para importar os nomes corretos municipais e estaduais diretamente no Excel. Em seguida, adicione as fórmulas de planilha simples para verificar se há discrepâncias entre os dados apresentados e importados, e sinalizar os erros que ocorrem. Se a lista inclui códigos postais ausentes, você também pode usar um reverso zip função de código personalizado para retornar o código postal para uma determinada cidade e estado.

Outro problema comum é que os zeros à esquerda podem ser descartados quando os códigos postais são inseridos no Excel. Isto pode ser evitado mudando a formatação da célula de texto antes de os dados são importados. Mas se você já criou sua lista, basta usar uma função personalizada para retornar automaticamente válidos 5 códigos postais dígitos do banco de dados, com todos os zeros à esquerda intactos.

Funções personalizadas são ideais para o processamento de longas listas de endereços. Não há necessidade de introduzir uma nova fórmula manualmente para cada item em sua lista. Basta digitar uma única fórmula que inclui a função personalizada e uma referência para o CEP primeiro. Em seguida, copie esta fórmula para baixo toda a sua lista - resultados para milhares de endereços pode ser devolvido em segundos. Esta é uma enorme vantagem sobre a transferência de dados de um por um no site do Post Office ou software de outro código postal.

Funções personalizadas podem fornecer muitos tipos diferentes de informações. Eles podem ser usados ​​para calcular a distância entre códigos postais ou códigos postais dentro de um determinado raio. Mesmo chave informações demográficas, como valores da população de renda, ou casa pode ser fornecido através de funções personalizadas. Esta informação permite que os comerciantes para melhor identificar e segmentar os clientes mais propensos a comprar seu produto ou serviço.

De verificar a precisão das listas de discussão para tirar o máximo proveito de seus esforços de marketing, funções personalizadas do Excel podem ser ferramentas valiosas sempre que você precisar de informações de CEP-based....